Hantera företagets dokument

Även en liten eller nystartad firma behöver ta itu med en hel del pappersarbete. Vi är just nu mellan fysiska papper och dokument online, en del företag arbetar endast online medan andra fortfarande tycker att riktiga papper väger tyngst. 

Hur man hanterar sina dokument har en betydelse för hur effektivt företaget är. Största fördelen med att hantera sina dokument online är att man slipper kopior. Om 1 person måste dela med sig av ett dokument till 5 andra, kan man enkelt göra det online via google.se/drive eller molntjänster. Ska man göra det fysiskt behöver man ta fem kopior. Om något ändras i en av papperskopiorna måste man ta nya kopior och se till att veta vilket som är originalet och vilket dokument som resten ska följa. Online gör man ändringarna direkt och alla kan se dem dirket. Det är också lättare att hålla koll på att rätt personer får tillgång till dokumentet och att dokumentet inte sprids vidare. Man kan inte hålla koll på kopior. 

Har man behov av större dokumenthantering kan man behöva söka sig utanför företaget och gratistjänster. Företag som microdata.nu hjälper andra med avtals- och fakturahantering. De har e-arkiv där man kan lagra dokument man inte behöver för tillfället, och du kan få större översikt och kontroll över sjukfrånvaro och påminnelser om kontrakt som behöver förnyas. Det är också lätt att söka efter dokument när alla är samlade i ett onlinearkiv istället för flera mappar och pärmar nere i källaren. 

Försök att strukturera upp onlinedokumenten på bästa sätt, annars kommer det blir rörigt där också. Se till att alla på företag vet hur man ska namnge dokumenten för att göra det lättare att söka. Dela också upp dokumenten i olika mappar för att få översikt.